搞定I：无压工作的艺术(最新版) | 戴维·艾伦
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- 19 9 月, 2022
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概述1：
在今天这个信息量和工作量倍增的世界，一些老的工作方法已经失去了效用。每一个职场中人或多或少都有这样的体验：压力重重；太多事情都理不清头绪；似乎永远被各种任务和目标追赶着……时间管理大师戴维·艾伦将指导你走出规划和执行工作中的泥沼，通向高效、轻松的彼岸。要想让事情井井有条，关键便是——从容、放松。从《搞定1:无压工作的艺术》中我们可以学到：运用“执行、指派、延迟和放弃”原则来清空你爆满的工作篮，实现对邮件、书面材料以及所有档案的完美管理；合理规划和细分任务，让工作走上良性、高效运行的道路；当环境和形势变化时，及时地重新评估目标和工作重点；克服慌乱、紧张和易受打击的情绪；对你尚未涉及的事情和领域勿要操之过急，平心静气。
概述2：
本书是时间管理经典著作《搞定I》的最新版。
在今天这个信息量和工作量倍增的世界，一些老的工作方法已经失去了效用。每一个职场中人或多或少都有这样的体验：压力重重；太多事情都理不清头绪；似乎永远被各种任务和目标追赶着……时间管理大师戴维·艾伦将指导你走出规划和执行工作中的泥沼，通向高效、轻松的彼岸。要想让事情井井有条，关键便是——从容、放松。
《搞定I:无压工作的艺术》中我们可以学到：运用“执行、指派、延迟和放弃”原则来清空你爆满的工作篮。
实现对邮件、书面材料以及所有档案的完美管理。
合理规划和细分任务，让工作走上良性、高效运行的道路。
作者: [美]戴维·艾伦
出版社: 中信出版社
副标题: 无压工作的艺术
原作名: Getting Things Done
译者: 张静
出版年: 2015-9
页数: 472
定价: 42.00元
装帧: 平装
ISBN: 9787508654799
作者简介
戴维·艾伦被誉为世界最具影响力的工作效率问题思想家，是纽约人寿公司、世界银行、福特基金会、美国海军等组织的主题演讲人兼主持人，并在全国各地举办针对个人和组织的各种研讨会。他任戴维·艾伦公司董事长，有超过35年的管理顾问和执行教练经验。他的作品主要由快公司、财富杂志、洛杉矶时报、纽约时报、华尔街日报等诸多机构出版。《搞定》已在30多个国家出版。艾伦在荷兰阿姆斯特丹居住。
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GTD思想的集大成者（附思维导图）
这本书的读书笔记是我第一次使用思维导图来制作读书笔记，很显然还是很让我满意的，虽然还有很多不尽如人意的地方，具体的图片见：http://picasaweb.google.com/gudaost/MindMapper/photo#5073109143800914274
(欢迎光临我的Blog： http://gudao.mysmth.net)
GTD就是《尽管去做-无压工作的艺术》的简写，是一种时间管理的方法，它核心的观点是将所有头脑中的事情全部清空，通过文字或者软件的方式提醒自己，而非让诸多事情盘旋在头脑之中影响思考，当然也避免了对事情的遗忘。关于时间管理的书籍和思想还是有很多的，我也看过几本相关的书籍，但是不得不说这个是我最喜欢的，因为对于GTD有一批“信徒”，也有很多的软件相配套，我是一个非常习惯于使用提醒软件、日程管理软件的人，之前我就已经开始使用Outlook来进行日程管理，甚至为了这个买了PDA和现在的N71手机，但是Outlook进行日程管理存在很多问题和缺陷，尤其是在工作的连续性和三个设备之间同步的问题上，同时也因为自己在时间管理方面只有初级的水平和想法，很多东西并没有很好的实现和尝试，而这本书给了我更大的空间来实验，启发了很多的思路，当然现在我还需要利用更多的时间来寻找一款适合我自己风格的时间管理软件，如果可能我会尽量对这些软件进行测评——不过不敢保证，最近实在太忙……
OK，现在看一下我对这本书做的读书笔记，或者说是思维导图，核心当然是GTD，下面的分项最重要的是GTD内容和“标签”，因为内容的分配决定了如何操作，而标签决定了这种管理方式的适用性。
内容上，GTD可以分为：日程表、任务、孵化器、参考资料和垃圾。日程表是一块圣地，只有明确的无误的东西才能被添加到日程表中来，而只要添加到日程表中，就一定要在当天完成；任务是一个非常广泛的范围，可以说所有和您相关的工作、生活、任务都会出现在这里面；孵化器是一个新鲜Idea的孵化工具，这里并不需要时常查看，但是随时您有什么“灵光一现”的东西都可以放在里面；参考资料是我一向头痛的东西，因为手里积攒的资料实在是太多了，总是会有很多东西不舍得抛弃，以备有一天用到，现在我个人认为使用简单的数据库来整理，同时增加“标签”，比如类似Google mail的Tag，以便查找，哦，然后就扔在一遍好了，呵呵，后面会具体说；垃圾，这个，不要浪费大家时间了。
标签上，我觉得是非常重要的一部分，也是在我看来这本书的精华部分，因为当你把所有需要做的事情都列到一起的时候，相信我，那会是一张非常长的单子，当然首先你需要清理掉垃圾，尽快完成2分钟内可以完成的工作，尽快把可以委托他人做的工作委托出去，但是最终不论是软件还是纸上都会剩下很长的列表，我不知道您是怎样的人，但是当我看到这么多事情需要做的时候，很大程度上是一种茫然状态，我根本就不知道在什么时候应该做什么！OK，这个时候就要用到“标签”了，具体的分项在“思维导图”里面已经体现的很清楚了，不再重复，但是我要强调的是“立刻行动”项里面的几个，按照人员、地点、精力、重要性来区分非常重要，比如您的一个任务是给朋友打电话，那么您需要的环境可能是家里，如果您需要买一袋酱油，那么您需要的地点是回家路上，也就是说当您到了一个特定的地点以后，只要查看一下相关的项目，就可以很快知道有那些事情需要去做了，这个也是我非常推崇使用电子设备的原因，至少排序会简单的多。
其他的行动方面，这个主要介绍的是整个GTD实现的过程，以及之后总结的过程，具体大家看书吧，我看的也是电子版，如果有人希望了解一下，同样给我留下您的email，大家交个朋友！回顾很重要，这个是保证GTD时间管理能够持续下去的重要部分。
工具很不全面，都是书里面提供的，基本没有太大参考价值，以后我尽量找些有用的东西回来。制作内容看图片就OK了，一目了然。
重要性分配还是蛮重要的，因为它决定了您整个时间安排的思路，如果您真的能够按照这种分类方式来认真思考，相信将获益匪浅！
另外我再说一点自己的想法，特别是针对“参考资料”，很大程度上来说，参考资料说明了我们的爱好、梦想以及我们希望自己未来要走的路，但是庞大的资料库让我们几乎没有兴趣去翻阅，也没有时间翻阅，我认为应该采用一个更为简单的方式来实现这种定期的查看：认真分析自己的“重要性分配”，也就是那几个“英尺”的东西，还有“标签”中的“重点区域”项，这些东西都是你真正关心的东西，也是可以直接反应出来您未来发展道路的内容——只要是经过您认真思考过的——通过定期回顾这两项内容，您自然可以清楚的知道自己所处的状态，以及需要发展和关注的方面，然后在这个时候再来使用您的“参考资料”，查阅永远要比整理容易的多，也有趣的多！
好了，先说这么多了，1点半了，要睡觉了，明天还要找一些GTD的软件来尝试。
只有血淋淋地剖析自己,才能GTD
GTD本来是David Allen的一本书，全称《Get Things Done》，中文版译为《尽管去做：无压工作的艺术》。如今，GTD远远超越了书名的概念，成了David Allen式目标+时间管理的一个代名词。说“你GTD了吗？”，这意思就说，“你按照Dalid Allen的方式管理你的时间了吗？”
近来工作不忙，把惦记了很久的GTD终于拿出来读了。难得这样的机会，书读得很细，甚至用FreeMind清清楚楚做了读书笔记。豆瓣上评论说中文版翻译的不好，为此开始几十页读的是英文原版，中间觉得不管怎样英文终归达不到母语阅读的速度，于是改为主攻中文版，碰到感觉有问题的地方再去对照英文原版的行进方式，貌似这样有效率些。读下来，觉得并非这类目标和时间管理的思维对所有人都适用，按我的理解，如果同时具有下面几种情形，GTD或许适合你。
* 做事条理至上，重流程大于重结果
* 即便算不上理想主义，但终还是有些想法(目标)
* 有，或是想要有自己的原则
我喜欢书中引用的一段段“名人名言”，那家伙，在我看来真是字字珠玑，字里行间散发着智慧的光芒。整理了几句最受用的，按照对我来说重要异常的三个方面归纳，做抛砖引玉之用。
1.理清目标
* 不要仅仅忙于做事情,站在那里想一想
礼拜四晚上下雨，在淮海路等公车的时候，听收音机里两个北京的伙计在聊柯维博士七个习惯中的“要事第一”。不错，如果随了大家的性，我们总是会去先做那些感兴趣的，容易做的事。如果不理清自己的目标，甚至不把它当作达摩克利斯剑悬在我们头顶，我们总会把实现那些想法的行动拖后，再拖后。
* 不要抱怨!抱怨是一种标志,它预示着你不愿意为改变当前的局面承担任何风险,尽管这种局面具有改善的可能性;或者预示着你在情况失控之后,也不愿意调整自己的计划来反映真实的情况,这是一种暂时而空洞的自我蒙蔽的外在表象
这是我第一次看到如此血淋淋，不给任何面子地剖析“抱怨”的一段话。不过，我想它说到了我们每个人的痛处，它从皮袍下拽出我们的懦弱，赤裸裸地将它公布于众。”已经一丝不挂了，看你还如何躲藏！”
2.行动起来
* 没有什么比你只拥有一个想法更危险的事情了
* 一个行动计划面临着风险和代价,但是比起懒散懈怠所导致的长期危险和代价来说,它们要少得多
以后谈到理想，我想我们得问问自己：为了理想，你做了些什么？否则，就闭嘴吧。
* 挑战就是把高层次的理想目标融入平凡的日常活动中去
* 领先的秘密在于开始行动; 开始行动的秘密在于把复杂的大宗任务分解成可以操作的细小工作,然后开始实施第一项内容
别以为高屋建瓴是扯淡扯出来的，它也是从第一个任务开始一步步走出来的。在整个GTD的头脑风暴过程当中，这两句最让我“定心”。在说了一通这也不行，那也不行，让我们无地自容了之后，它终于告诉我们怎么才算行。很简单：开始第一步行动！
3.学会放弃
* 我们应该使任何事物都变得越简单越好,而不是比较简单
* 我们解决问题的力量在于我们不去处理某些情况的能力
* 如果你感觉行动计划已经失控,你就会抵制进一步细微的策划活动, 产生一种下意识的退缩感
这几句话让我开始反省一直以来自以为是的“完美主义”。这东西本身并不错，但如果它所带来的繁复的实现步骤吓倒了我们，致使我们畏缩不前，这就得不偿失了。我从极限编程(XP)中明白了这个道理，完美没有错，但是没有必要也不可能一口就吃个胖子。
GTD 心法
Getting Things Done 这本书2002年出版以来，“GTD” 已经成了一个专有名词，带动了一大批基于此书的时间管理书籍，文章和专门的博客。绝大多数人对时间管理的认识还停留在传统简单的日程表（Calendar）和任务表（To Do List）上，而此书作者 David Allen 号召大家随时使用多个带有各种标签的文件夹来科学管理自己的任务列表。从书里看，作者就是专门以培训企业高级管理人员为生的，他手把手地教这些人怎么管理的东西不是别的，是时间。
我最近一段时间集中学习演练了 GTD 的方法，效果很不错。
此书出版的时候 PDA 已经被广泛使用，但作者认为真正可靠和有用的是个人定制的一大堆纸质实体文件夹，可能因为那时候还没有什么“复杂的”时间管理软件工具。而现在（截至2009年三月），专门基于此书方法的时间管理软件竟然达到了110种！
GTD 不是什么“要珍惜时间”之类的格言或人生感悟，而是一套特别具体的方法。我想一般人如果工作不是很忙，任务不是很多，那么只要记住格言就可以了，越忙的人，才越需要 GTD。我在读此书之前也曾经看到网上一些文章，甚至是一些专门的博客教别人怎样 GTD，但读过此书之后，我认为绝大多数文章没有指出其“精髓”所在。
GTD 其实就是两点。
第一，清空你大脑的内存。把所有要做的事情分门别类，另外存放在一个逻辑性强而又可靠的系统中去。大脑是用来思考的，不是用来记事的。我们的大脑每天耗费太多时间提醒我们该做又没做的事情，应该把大脑从这种思维中解放出来。
第二，把任何任务和项目具体成 actions。树立“next actions” 的观念。不管是什么任务项目，我们要问的问题是下一个动作是什么？只有这样才能把计划具体化，才能让我们随时把握该做什么。这样一来，在一个给定时间具体采取一个给定行动（action）的时候，我们才能做出最好的选择，而且对自己的行动选择有信心。
如果能做到这两点，我们就可以达到武术中的“Ready State”，“心静如水”(mind like water) 的境界，把我们的大脑从纷扰的事件纠结中解放出来，在完全清醒的状态下去全心全意做事件本身。就好像往水里投石子一样，水的变化完全和石子的力度成比例，既不会过度反应也不会反应不足，而这二者恰恰是我们做事时最常犯的错误。
GTD 的具体做法其实就是三个动作：Collect, Process, 和 Review.
所谓 Collect，就是在生活中随时随地携带一个笔记本（我是用手机的便签功能），有任何想法，任何可能要做的事情，一旦出现马上记下来，这样我们的大脑就可以放心地忘记这些东西了。用GTD 的术语说就是把所有有用的东西都放入 “In basket” 中去。
所谓 Process，就是把 “In basket” 中的东西快速处理，或者删除，或者存档留作日后参考资料，或者让别人去做，或者自己做。自己做的这种情况最关键，具体说就是把想法变成 “actions”。可以是一个单独的 action，也可以是一个 project。所谓 project，GTD 的定义就是一系列 actions 的集合。
所谓 Review，就是你必须把所有这些行动步骤（actions）系统整理，以便提醒自己，和定期（每周）审查。这种审查可以使我们获得安全感。
有了这个系统，每当你想要做事的时候，你只需要从一系列的 actions 列表中选择一个去做。GTD 流程的根本目的在于使得我们在任何一个给定时间，能够做出最好的选择：现在要采取哪个行动。这样我们做任何选择的时候都非常明白这个是现在最应该做的事，而不必担心有什么重要的事情没做。我们的心态就永远平静。
为了帮助选择 action 去做，GTD 要求给每个 action 确定一个 context，也就是说在哪里做，比如 @Office, @Home, @Computer，@Phone 等等。这样GTD 系统包括一个日程表，上面全是必须在这一天完成的任务，比如跟人开会，和每个 context 一张的几张 actions 列表。另外 GTD 建议把所有要打的电话单独列表，集中打电话。
选择事做的时候，原则是先看日程表，再看 actions 表，首先考虑 context，再看有没有这么多时间，再看有没有这么多精力，最后再看任务的优先级（must, should, 还是 could）.
所以这的确是一个非常简单的系统。这个系统为什么有用呢？GTD 认为人生最大的不安的来源不是事情太多，而是有很多事情你该做却没有做，你跟人说了你要做却没有做。GTD 就是要确保你所有该做的事情都做到。
所以 Collect 这一步，GTD 要求100%。把所有可能的事情都想到，目标是清空大脑。如果达不到100%，GTD 的意义就发挥不出来了。我用了几个小时的时间整理出来了5个 projects 和几十个 actions。而那些 CEO 之类的人物第一次使用 GTD，一般需要两个整天的时间，整理出来300到500个小时的任务量，其中包括30到100个 projects。
我尝试了几个免费的 GTD 软件，发现完整表现所有 GTD 思想的可能是 ThinkingRock，这个软件从 collect 到 process 到各种 context 下的 actions, 每个 actions 还要设置时间，精力和优先级，每个 project 要设置完成条件，总之几乎是书里有什么这个软件就有什么。这个软件可以在各个平台下使用。
但我发现一个更好的系统是 Simple GTD. 这个系统最大的好处是完全在网上，直接登录帐号就可以。Simple GTD 没有 Collect 和 Process 功能，因为我们本来就是用手机或者小笔记本 collect，然后直接往 Simple GTD 上 process 就是了。所有 actions 只按 projects 和 context 分类，没有废话，很实用。我现在把这个网站设为我的浏览器主页，它也成了我最常访问的网页。
另外介绍一本书， Zen To Done。这本2008年出版的书实际上就是 GTD，它强调的是怎么逐步养成 GTD的习惯，可以配合着读读。ZTD 另外特别强调的是两点，第一点是从《高效能人士的七个习惯》里面学来的“重要事情优先”原则，第二点是从禅宗里面学来的简单原则。这本书没什么技术，可以作为 GTD 的一本“辅导书”。
对于像我这样不用每天有五个会议要开的人来说，一个 GTD 系统可能的确不是必不可少的东西，只要做到”用任务表取代时间表”(http://blog.tianya.cn/blogger/post_show.asp?idWriter=0&Key=0&BlogID=588265&PostID=16690142) 和”一脑不能两用”(http://blog.tianya.cn/blogger/post_show.asp?idWriter=0&Key=0&BlogID=588265&PostID=16753472)就足够我们把事情做好了。但是如果你每天事情极多，一个科学完备的任务列表则是必须的。GTD 并不是什么特殊的发明，它的原则其实都是常识，它的方法也并非 David Allen 的独创，其实这一套方法之所以有用，就是因为它简单明了。
从结绳记事开始人类就已经学会把大脑“外包”，GTD 只是这个做法的延续而已。在计算机和网络无处不在的今天，我们采纳一套更科学更完备的把任务列表外包的系统，是理所当然的事情！
Thanks very much.